LEMBAGA LAYANAN PENDIDIKAN TINGGI
WILAYAH V YOGYAKARTA
Jalan Tentara Pelajar Nomor 13 Yogyakarta
IKUTI KAMI
Artikel local_library Administrator visibility 20 kali
3 Langkah Menjawab Pertanyaan Yang Anda Tidak Mengetahui Jawabannya Atau Tidak Ingin Menjawabnya Pada Sesi Tanya Jawab Presentasi
27 Apr
2021
Selasa,27 April 2021

Ketika Anda telah menyelesaikan presentasi Anda, maka tentu Anda akan menghadapi sesi tanya jawab. Dalam sesi tanya jawab itu, audiens Anda akan menanyakan beberapa pertanyaan yang mereka akan ajukan. Bisa jadi ada selusin audiens Anda yang mengangkat tangan untuk bertanya.

Ada beberapa pertanyaan dapat Anda jawab dengan mudah. Namun, ada juga kemungkinan beberapa pertanyaan yang Anda akui bahwa Anda tidak memiliki jawabannya atau tidak ingin menjawabnya. Itulah pertanyaan yang Anda takuti.

Pertanyaan-pertanyaan itu bisa terkait dengan fitur-fitur dalam rilis produk yang baru, waktu acara pendanaan seperti penawaran umum perdana (initial public offering/IPO), atau komentar pada beberapa acara yang layak diberitakan baru-baru ini yang merupakan topik yang hangat secara politik.

Dalam situasi seperti ini memberikan jawaban yang jelas dan langsung mungkin merugikan Anda dalam beberapa hal. Jadi pertanyaan sebenarnya adalah bagaimana Anda dapat menanggapi dengan cara yang dapat menjaga kredibilitas Anda dan memuaskan penanya.

Berita baiknya, Matt Abrahams yang merupakan seorang Professor yang mengajar di Sekolah Pascasarjana Bisnis Universitas Stanford dimana dia mengajar dua kelas yang sangat populer yang berhubungan dengan Komunikasi Strategis dan Presentasi Virtual yang Efektif menjelaskan bahwa ada 3 langkah yang dapat gunakan untuk menjawab pertanyaan tersebut.

Mari kita bahas ketiga langkah tersebut.

Langkah # 1 : Reframe

Saat dihadapkan dengan pertanyaan yang sulit, disarankan Anda mulai dengan memparafrasekan pertanyaan (mengungkapkan kembali pertanyaan) sebelum menjawab. Parafrase ini menegaskan bahwa Anda mendengar pertanyaan dengan benar, memvalidasi penanya, memberi Anda waktu untuk berpikir, dan memungkinkan Anda untuk mengubah pertanyaan agar Anda lebih mudah untuk menjawabnya.

Misalnya, bayangkan seorang calon klien yang penting bertanya kepada Anda tentang ketersediaan fitur tertentu dalam produk Anda yang Anda tahu tidak mungkin ada di masa mendatang. Parafrase pertanyaan yang mungkin Anda sampaikan, “Anda bertanya tentang peta jalan kami dan bagaimana kami memprioritaskan fitur produk kami.”

Parafrase ini memperluas pertanyaan, memberi Anda kesempatan untuk menetapkan visi yang lebih luas dan mungkin menyoroti fungsi yang berdekatan atau terkait dengan fitur yang dicari oleh prospek Anda. Pembingkaian ulang ini melalui parafrase memberi Anda cara untuk mengubah pertanyaan menjadi sesuatu yang lebih mudah diatur dan memungkinkan Anda memfokuskan kembali komunikasi Anda.

Langkah # 2 : Blame

Memberikan alasan yang sah untuk tidak menjawab pertanyaan secara langsung adalah alat lain untuk pertanyaan jenis ini.

Mengutip masalah hukum, pedoman peraturan, atau praktik masa lalu dapat menjadi alasan yang sah bagi Anda untuk tidak menanggapinya secara langsung.

Alternatifnya, Anda dapat menggunakan kebijakan yang ada yang melarang mengomentari pertanyaan seperti yang ditanyakan.

Terakhir, Anda dapat menyalahkan ketidakmampuan Anda untuk menanggapinya karena kurangnya informasi yang Anda miliki tentang topik tersebut. Misalnya, jika seseorang menanyakan pendapat Anda tentang arah baru pesaing, Anda dapat mengatakan bahwa Anda ingin melakukan penelitian yang lebih mendalam sebelumnya untuk memastikan tanggapan Anda benar.

Langkah # 3 : Explain

Dalam beberapa situasi, Anda dapat menyatakan bahwa Anda tidak dapat menjawab pertanyaan secara langsung, tetapi Anda dapat berbagi beberapa alasan atau kerangka kerja yang akan digunakan dalam menangani topik pertanyaan.

Misalnya, jika Anda bekerja untuk sebuah perusahaan dan ditanya tentang rencana IPO-nya, Anda dapat menjawab dengan mengatakan, “Pertanyaan Anda mengacu pada keputusan internal yang mungkin atau mungkin tidak kami buat, tetapi pilihan kami akan selalu didorong oleh keinginan kami untuk melayani klien, karyawan dan investor kami.”

Menjelaskan prinsip dibalik jawaban Anda memungkinkan Anda memenuhi kewajiban untuk menanggapi pertanyaan tanpa mengungkapkan informasi yang tidak ingin Anda bagikan.

Ketika Anda menghadapi pertanyaan yang Anda tidak mengetahui jawabannya atau tidak ingin menjawabnya, maka Anda dapat menggunakan 3 langkah tersebut.

Misalnya, Anda ditanya, “Kapan fitur ini akan dimasukan dalam produk Anda?”.

Penerapan 3 langkah tersebut adalah sebagai berikut :

Reframe : “Anda bertanya tentang proses prioritas fitur kami …”

Blame    : “Kami memiliki kebijakan perusahaan yang mencegah kami membicarakan tentang peta jalan produk kami.”

Explain  : “Meskipun saya tidak dapat membahas fitur spesifik tersebut, saya dapat memberi tahu Anda bahwa semua keputusan kami tentang fitur tersebut dipandu oleh kemudahan penggunaannya untuk klien kami.”

Demikianlah, 3 langkah menjawab pertanyaan yang Anda tidak mengetahui jawabannya atau tidak ingin menjawabnya.

Pertama, reframe.

Kedua, blame.

Ketiga, explain.

Dengan meluangkan waktu untuk berlatih menjawab pertanyaan sulit, maka Anda akan merasa lebih nyaman pada saat dihadapkan pada pertanyaan tersebut. Mulailah dengan melakukan latihan sebelum sesi tanya jawab :

  • Pikirkan tentang pertanyaan yang berpotensi menantang yang tidak dapat atau tidak ingin Anda jawab.
  • Identifikasi kemungkinan jalur pembingkaian ulang (parafrase). Contoh: Fitur adalah tentang prioritas peta jalan, harga tentang nilai, dan lain sebagainya.
  • Persiapkan alasan mengapa Anda tidak bisa atau tidak harus merespons. Contoh: Peraturan, mengikuti pedoman perusahaan, dan lain-lain.
  • Kumpulkan penjelasan untuk komentar Anda. Contoh: Pelanggan dan mitra yang menyenangkan akan selalu memandu pengambilan keputusan kita; kualitas adalah yang terpenting dalam segala hal yang kami lakukan, dan lain sebagainya.

Selanjutnya, berlatihlah menanggapi pertanyaan yang berpotensi menantang dengan suara yang lantang. Anda bahkan mungkin ingin merekam tanggapan Anda secara digital. Terakhir, validasi ide Anda dengan membagikan jawaban potensial Anda kepada kolega untuk memastikan konsistensi dan dukungan untuk pendekatan Anda.

Setelah Anda bersiap untuk jenis pertanyaan ini, maka Anda dapat mempertahankan ketenangan dan kredibilitas Anda sambil tetap menguasai ruangan selama sesi tanya jawab.

Sumber: https://erry-ricardo.com/2021/04/26/3-langkah-menjawab-pertanyaan-yang-anda-tidak-mengetahui-jawabannya-atau-tidak-ingin-menjawabnya-pada-sesi-tanya-jawab-presentasi/#.YIeg2JAzY2x