LEMBAGA LAYANAN PENDIDIKAN TINGGI
WILAYAH V YOGYAKARTA
Jalan Tentara Pelajar Nomor 13 Yogyakarta
IKUTI KAMI
Artikel local_library Administrator visibility 42 kali
Pesan Presentasi Yang Sistematis : 7 Langkah Menyusun Pesan Presentasi Yang Memukau Bagi Audiens Anda
19 Jul
2021
Senin,19 Juli 2021

Garr Reynolds pakar presentasi, penulis buku Presentation Zen mengatakan “Tidak peduli sehebat apapun cara penyampaian presentasi Anda atau seberapun menariknya slide power point yang Anda buat, jika presentasi Anda tidak berdasarkan pesan yang solid, maka presentasi Anda tidak dapat berhasil”.

Maksud dari pesan yang solid adalah pesan presentasi yang sesuai dengan kebutuhan audiens,  pas dengan waktu yang tersedia, terstruktur dengan baik, dan mengandung muatan isi yang kuat dan mantap yang memukau bagi audiens Anda.

Lantas, bagaimana cara menyusun pesan presentasi yang solid yang memukau bagi audiens Anda ?

Anda dapat menggunakan tujuh langkah yang teruji untuk menyusun pesan presentasi yang solid yang memukau bagi audiens Anda.

Dengan pendekatan ini, maka Anda akan menentukan terlebih dahulu apa yang ingin Anda katakan sebelum Anda merancang slide power point. Pendekatan ini mungkin membuat Anda terkejut bahwa Anda tidak membuat slide power point sampai Anda selesai menentukan pesan presentasi.

Ketika Anda selesai menentukan apa yang ingin Anda sampaikan, baru kemudian Anda merancang power pointnya.

Mari kita telusuri langkahnya satu persatu.

Langkah # 1 : Pilih Topik Presentasi

Topik presentasi adalah salah satu faktor yang sangat penting dan menentukan apakah presentasi Anda akan menarik bagi audiens atau tidak. Jika topik presentasi yang Anda sampaikan tidak sesuai kebutuhan audiens, maka tidak mudah untuk mendapat perhatian mereka.

Misalnya, jika Anda melakukan presentasi di depan mahasiswa dengan menyampaikan topik “Penerapan Pajak Penghasilan”, maka presentasi Anda tidak mudah untuk membuat mereka tertarik.

Kenapa ?

Karena pada saat itu, topik presentasi yang Anda sampaikan masih belum relevan dengan mereka.

Selain itu, topik presentasi yang Anda sampaikan perlu sesuai dengan keahlian Anda. Hal ini sangat penting karena dengan Anda mengetahui topik yang Anda sampaikan, maka Anda akan dengan mudah untuk menjelaskan kepada audiens Anda dan Anda juga dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh audiens Anda.

Langkah # 2 : Kenali Kebutuhan Audiens Anda

Matt Abrahams yang merupakan seorang Professor yang mengajar di Sekolah Pascasarjana Bisnis Universitas Stanford dimana dia mengajar dua kelas yang sangat populer yang berhubungan dengan Komunikasi Strategis dan Presentasi Virtual yang Efektif mengatakan bahwa sebagai seorang pembicara tugas Anda adalah melayani audiens Anda.

Oleh karena itu, Anda mesti mengenali audiens Anda.

Untuk mengetahui audiens Anda, maka Anda perlu mengidentifikasi beberapa hal, yaitu :

  1. Siapa mereka ? Anda perlu mengetahui jenis pekerjaan mereka, rentang usia, tingkat pendidikan, rasio pria dan wanita, dan tanggung jawab pekerjaan.
  2. Tingkat pengetahuan audiens pada topik presentasi yang akan Anda sampaikan. Jangan sampai Anda berpresentasi tentang hal-hal yang sudah audiens Anda ketahui.
  3. Apa masalah yang sering dihadapi oleh audiens Anda ? Hal-hal apa saja yang selama ini menjadi kegelisahan dan kekawatiran mereka ? Apa yang selama ini mereka inginkan ?

Langkah # 3 : Tentukan Tujuan Presentasi

Setiap kali Anda melakukan presentasi tentunya ada tujuan yang hendak Anda capai. Apakah Anda ingin membagikan suatu informasi agar audiens Anda tahu, apakah Anda ingin membujuk audiens Anda untuk menerima suatu ide atau apakah Anda ingin membuat mereka bisa melakukan sesuatu.

David Pranata dalam bukunya Speak With Power menyebutkan bahwa dalam memformulasikan tujuan presentasi ada 3 hal yang perlu Anda perhatikan.

Pertama, tentukan tujuan presentasi dari sudut pandang audiens. Maksudnya adalah Anda harus senantiasa menanyakan apa yang audiens akan dapatkan dari presentasi yang Anda sampaikan. Dengan menayakan hal tersebut, maka presentasi Anda akan menjadi lebih berfokus kepada kepentingan audiens.

Kedua, buatlah spesifik. Penetapan tujuan presentasi yang spesifik akan membuat Anda dapat menyusun pesan presentasi secara lebih fokus. Sehingga, audiens Anda akan mendapat manfaat yang lebih mendalam.

Ketiga, realistis untuk dicapai. Anda mesti mempertimbangkan apakah dengan durasi presentasi yang Anda lakukan audiens dapat mencapai apa yang Anda targetkan.

Contoh tujuan presentasi dengan durasi waktu 15 menit adalah Audiens mengetahui cara menyusun isi presentasi.

Langkah # 4 : Tentukan Pesan Utama

Apakah presentasi Anda selama lima menit atau satu jam seharusnya hanya memiliki satu pesan utama.

Pesan Utama adalah sebuah pernyataan yang dituangkan dalam sebuah kalimat yang jelas dan ringkas yang membuat audiens Anda peduli, mudah memahami dan mudah mengingatnya.

Pesan Utama Anda bisa ada dua kemungkinan.

Bisa berupa Fakta atau Tindakan.

Fakta adalah sesuatu yang Anda ingin audiens Anda ketahui. Sedangkan, Tindakan adalah sesuatu yang Anda ingin audiens Anda lakukan.

Misalnya, jika topik presentasi yang Anda bawakan mengenai keterampilan berbicara dan audiens Anda adalah para insinyur, maka pesan utama yang dapat Anda susun yang dinyatakan dalam satu kalimat dimana seolah-olah Anda sedang berbicara dengan satu orang adalah mengembangkan keterampilan berbicara di depan umum akan meningkatkan karir Anda.

Ada tiga kriteria yang dapat Anda gunakan dalam menuliskan Pesan Utama. Kriteria tersebut adalah spesifik, sederhana, dan ringkas.

Kriteria pertama adalah spesifik. Pesan Utama yang kabur dan abstrak tidak akan mudah dibayangkan oleh audiens Anda.

Kriteria kedua adalah sederhana. Anda perlu menggunakan bahasa yang sejelas mungkin.

Kriteria ketiga adalah ringkas. Pesan Utama yang singkat jauh lebih mudah dipahami dan diingat.

Langkah # 5 : Susun Isi Presentasi

Mengapa isi presentasi dibuat lebih dulu, bukannya pembukaan presentasi ?

Hal ini supaya jelas point-point penting apa yang ingin Anda sampaikan, sehingga Anda dapat menyusun pembukaan dan penutupan presentasi yang sesuai.

Isi presentasi berisi point utama dan point pendukung.

Point utama adalah point-point pokok yang ingin Anda sampaikan yang mendukung pesan utama yang telah Anda tentukan.

Ada beberapa struktur untuk menyusun point utama, yaitu :

  • Topikal : Struktur presentasi yang mengatur informasi menjadi sub topik.
  • Biner : Masalah-Solusi, Sebab-Akibat, Bandingkan-Kontras, Kerugian-Keuntungan.
  • Sequential : Kronologis, Demonstrasi (langkah 1, langkah 2, langkah 3).
  • Spasial : bagian yang berhubungan dengan keseluruhan, geografis.

Contoh point utama yang menggunakan struktur masalah dan solusi yang dimulai dengan manfaat dengan topik presentasi tentang keterampilan berbicara dan audiens Anda adalah para insinyur serta Pesan Utama adalah mengembangkan keterampilan berbicara di depan umum akan meningkatkan karir Anda, yaitu :

Poin Utama 1: Keterampilan berbicara di depan umum penting bagi para insinyur.

Poin Utama 2: Berbicara di depan umum dapat menjadi tantangan bagi para insinyur.

Poin Utama 3: Cara untuk meningkatkan keterampilan berbicara di depan umum.

Sementara itu, point pendukung presentasi ditujukan untuk mendukung point utama.

Point pendukung yang Anda sampaikan haruslah menjadi sumber energi bagi orang yang mendengarkannya. Bukan hanya menambah pengetahuan bagi audiens Anda, tetapi juga harus dapat menggerakan audiens Anda untuk bertindak.

Oleh karena itu, setelah Anda menentukan point utama presentasi, maka Anda perlu memperkaya point utama presentasi sebagai point pendukung untuk dapat memuaskan audiens Anda.

Beberapa bentuk point pendukung presentasi yang dapat Anda gunakan, yaitu : contoh, cerita, statistik, endorsement, dan analogi.

Sebaiknya point utama mempunyai dua point pendukung, misalnya cerita + satu jenis point pendukung lainnya.

Contoh susunan point utama dan point pendukung.

Point Utama 1: Keterampilan berbicara di depan umum penting bagi para insinyur.

Sub point utama 1: Keterampilan komunikasi sangat penting untuk kemajuan karir.

Point pendukung : Statistik tentang para eksekutif yang menilai keterampilan komunikasi pada karyawan.

Point pendukung : Contoh tentang presentasi proyek, klarifikasi masalah, dan wawancara.

Sub point utama 2 : Komunikasi yang buruk dapat menyebabkan hasil yang buruk.

Point pendukung : Certa tentang komunikasi yang buruk menyebabkan kegagalan proyek 1/3 dari waktu.

Point pendukung : Contoh tentang komunikasi yang buruk.

Langkah # 6 : Susun Pembukaan dan Penutupan Presentasi

Tugas Anda sebagai pembawa pesan adalah menciptakan situasi agar audiens Anda membutuhkan materi yang Anda sampaikan. Anda perlu memenangkan pikiran dan hati audiens Anda.

Saat membuka presentasi, Anda harus mampu menciptakan di pikiran dan hati audiens Anda untuk berkata, “Ya, topik ini saya banget.”

Untuk itulah, Anda harus mampu menjawab pertanyaan audiens, “Mengapa saya harus mendengarkan Anda ?” Audiens Anda hanya perhatian terhadap informasi yang berguna bagi mereka.

Ketika Anda mampu memberikan jawaban atas pertanyaan audiens, “Mengapa saya harus mendengarkan Anda ?, maka Anda akan memenangkan pikiran dan hati audiens Anda.

Untuk menyusun pembukaan presentasi, Diane Windingland dari Virtual Speech Coach menjelaskan bahwa ada 3 P yang perlu dibuat, yaitu :

  1. Pep (attention) : menarik perhatian audiens dengan pertanyaan, cerita, dan statistik mengejutkan.
  2. Promise (benefit to audience) : meyampaikan apa manfaat yang didapat oleh audiens ketika mereka mendengarkan, menguasai dan mempraktekkan apa yang Anda presentasikan.
  3. Path (preview of points) : point pratinjau yang berfungsi sebagai peta bagi audiens Anda untuk mendapatkan manfaat dari presentasi Anda. Contoh, 3 tips hidup sehat.

Sementara itu, penutupan presentasi merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan oleh seorang presenter. Jika anda ingin melakukan suatu presentasi, maka Anda perlu bersungguh-sungguh menyiapkan penutupan presentasi.

Sayangnya, banyak presenter tidak melakukan penutupan presentasi dengan baik. Akibatnya, audiens mereka tidak lagi ingat pesan yang disampaikan setelah presentasi berakhir.

Penutupan presentasi sama pentingnya dengan pembukaan presentasi.

Jika tujuan dalam pembukaan presentasi adalah agar audiens Anda tertarik dengan apa yang Anda presentasikan, maka dalam penutupan presentasi, tujuan Anda adalah agar audiens ingat dan bergerak untuk melaksanakan pesan yang Anda sampaikan.

Anda sebagai seorang presenter perlu berpikir secara mendalam mengenai gagasan apa yang perlu dibawa pulang dan dilakukan oleh audiens Anda.

Audiens Anda perlu mengingat satu hal untuk dilakukan dari presentasi yang Anda bawakan. Itulah pesan utama dari presentasi Anda.

Penutupan presentasi bukan hanya menyimpulkan hal-hal yang telah Anda sampaikan, tetapi juga harus berupa ajakan bergerak dan melakukan sesuatu.

Diane Windingland dari Virtual Speech Coach Anda menyebutkan bahwa untuk menyusun penutupan presentasi pada dasarnya Anda dapat membalikkan 3 P yang ada di pembukaan, yaitu :

  1. Path : ringkasan point utama.
  2. Promise : meyampaikan kembali apa manfaat yang didapat oleh audiens ketika mereka mendengarkan, menguasai dan mempraktekkan apa yang Anda presentasikan.
  3. Pep : ajakan untuk bertindak.

Langkah # 7 : Buat Catatan Pesan Presentasi

Rekomendasi yang saya sarankan adalah menulis “catatan presentasi” untuk membantu Anda untuk tetap pada koridor pesan yang hendak Anda sampaikan. Catatan presentasi ini bisa kombinasi dari script dan kata kunci atau kelompok kata.

Untuk penjelasan selanjutnya, saya hanya menggunakan istilah script dan kata kunci.

Mari kita mendefinisikan istilah-istilah ini.

Script” adalah segala sesuatu  yang ingin Anda katakan dalam presentasi Anda yang ditulis kata demi kata. Sedangkan, “kata kunci atau kelompok kata” yang saya maksud adalah satu kata atau beberapa kata yang dapat mengingatkan Anda tentang apa yang akan Anda katakan.

Kombinasi script dan kata kunci dapat berfungsi dengan baik, karena setiap metode memiliki kelebihan dan risiko yang berbeda.

Sebuah script memiliki keuntungan bahwa Anda dapat mengatakan apa yang ingin Anda katakan, persis seperti yang Anda rencanakan. Jadi, Anda cenderung lebih jelas dan ringkas. Namun, menggunakan script membawa risiko bahwa Anda mungkin tidak begitu terhubung dengan audiens Anda, karena Anda harus membaca script dan juga melihat audiens Anda.

Menggunakan kata kunci memiliki keuntungan yang memungkinkan Anda untuk terhubung dan terlibat dengan audiens Anda dengan sedikit gangguan. Tetapi, ada risiko bahwa jika Anda berbicara atau memiliki pikiran yang kosong, mungkin Anda butuh sedikit lebih lama untuk kembali kepada koridor presentasi Anda dari pada jika Anda menggunakan script.

Dengan menggunakan kombinasi script dan kata kunci Anda bisa mendapatkan yang terbaik dari kedua pendekatan tersebut sambil meminimalkan risiko masing-masing. Ketika prioritas Anda harus jelas dan ringkas, Anda dapat menggunakan script dan ketika prioritas Anda adalah untuk terhubung dan terlibat dengan audiens Anda, maka Anda akan menggunakan kata kunci. Itu berarti Anda dapat mencocokkan metode yang Anda gunakan dengan jenis pesan presentasi Anda.

Catatan presentasi itu dapat Anda bawa kemanapun Anda pergi yang dapat Anda baca dalam waktu luang Anda sebelum hari atau waktu Anda menyampaikan presentasi, sehingga tiba pada waktunya presentasi, Anda sudah tidak menggunakan catatan presentasi tersebut, karena Anda sudah memahami point-point apa yang hendak Anda sampaikan.

Demikianlah, penjelasan tujuh langkah menyusun pesan presentasi yang memukau bagi audiens Anda.

Presentasi yang terorganisir dengan baik dapat menarik perhatian audiens Anda dan membawa mereka dalam perjalanan ke tujuan yang Anda pilih, dan hal itu juga dapat membantu Anda mengingat apa yang ingin Anda katakan.

Sumber: https://erry-ricardo.com/2021/07/19/pesan-presentasi-yang-sistematis-7-langkah-menyusun-pesan-presentasi-yang-memukau-bagi-audiens-anda/#.YPTjROgzY2x